Activity Based Costing: een onmisbare bron van informatie voor prestatieverbetering

Performance management draait in de kern om voortdurende prestatieverbetering. Om prestaties te verbeteren heb je informatie nodig.  Maar waar haal je die vandaan? Dit artikel geeft antwoord op de vraag hoe Activity Based Costing (ABC) een onmisbare bron van informatie is om prestaties te verbeteren. Daarmee vormt het  de brandstof van het performance management systeem.

Wat is activity based costing?

De naam Activity Based Costing doet vermoeden dat het iets met kostenvraagstukken van doen heeft. Daar ligt ook de grondslag. Ooit was het alleen een methode om kosten nauwkeurig te bepalen en daarmee inzichtelijk te maken op welke producten, diensten, contracten en distributiekanalen winst of verlies wordt gemaakt. Hoe dat werkt zie je in het plaatje hieronder (figuur 1). Deze figuur maakt inzichtelijk dat circa 30% van de producten zorgen voor 250% van de winst. De overige producten ‘eten’ een groot deel van de winst weer op. Waar traditionele kostprijsmethoden slechts op hoofdlijnen inzicht geven in de vraag wat bijdraagt in de winst gaat Activity Based Costing verder. Het geeft zowel inzicht in de winstgevendheid van producten en diensten, als ook welke activiteiten daar aan bijdragen, welke hulpbronnen worden ingezet en waar besparingspotentieel ligt.

 

Activity Based Costing-winstprofiel
Figuur 1: Activity Based Costing-winstprofiel

Intussen kan Activity Based Costing nog veel meer. Het is een techniek die helpt de organisatie beter te managen door beslissingsinformatie op verschillende gebieden aan te leveren. Deze beslissingsinformatie is de brandstof van het performance management systeem.

Bij welke problemen geeft Activity Based Costing inzicht?

ABC kan bij volgende vraagstukken inzicht geven:

  1. je leidt verlies, maar weet niet precies waar dat door wordt veroorzaakt en welke producten en diensten nog wel bijdragen aan de winst;
  2. je wilt een antwoord op de vraag welke mix van producten en diensten leiden tot het beste (financiële) resultaat;
  3. je wilt weten welke maatregelen je moet nemen om de resultaten structureel te verbeteren;
  4. je hebt een logische onderbouwing nodig voor de budgetten en lange termijn plannen passend bij verwachtte afzetvolumes;
  5. je wilt weten hoeveel mensen met specifieke vaardigheden en bekwaamheden nodig zijn wanneer de afzetvolumes van producten of diensten variëren;
  6. je wilt weten wat de invloed van de bedrijfsvoering is op CO2 productie.

Wellicht verbazen de laatste twee toepassingen je. Toch zijn er succesvolle voorbeelden bekend waarbij ABC is ingezet om een antwoord te geven op die vragen.

Activity Based Costing is volwassen geworden

Begin jaren negentig leidde de introductie van ABC tot een hype, met name in Angelsakische landen. Managers verwachtten echter meer dan ABC kon waarmaken, zagen zich geconfronteerd met hoge ontwikkel- en onderhoudskosten en ondersteunende technologie met kinderziektes. Het gevolg: ABC raakte van het netvlies en de betreffende managers richten zich op de volgende hype.

Nu ruim twintig jaar later is de technologie volwassen. Leidende ABC- softwarepakketten zijn overgenomen door grote partijen als SAP en SAS en worden steeds beter geïntegreerd met andere modules waardoor tegen relatief lage kosten snel inzichten worden verkregen en bijsturingsmaatregelen geformuleerd. Andere partijen zoals Prodacapo en QPR Cost Control zijn zelfstandig gebleven en gegroeid tot leveranciers van complete performance management oplossingen. Daarnaast zijn door de introductie van Time-driven ABC en andere methoden de tijd en kosten voor implementatie en onderhoud de afgelopen tien jaar aanzienlijk afgenomen.

Wat nog belangrijker is: de belofte om relevante beslissingsinformatie te leveren wordt inmiddels waargemaakt. ABC-informatie is in organisaties die gestructureerd met performance management werken een belangrijke drijver om veranderingen door te voeren. Veranderingen die bijvoorbeeld leiden tot eliminatie van niet winstgevende producten, het herontwerp van processen en het verwijderen van niet waarde-toevoegende activiteiten. Met als eindeffect aantoonbaar betere financiële resultaten dan voorheen.

Welke informatie levert ABC op in relatie tot performance management?

In figuur 2 zijn de belangrijkste gebieden opgesomd waarin ABC informatie levert voor het performance management systeem.

Activity Based Costing informatiebron voor prestatieverbetering
ABC als informatiebron voor prestatieverbetering

Profitability management

Naarmate productieprocessen complexer worden en/of er sprake is van een groot  aantal diverse producten en diensten met onderling afwijkende kostenstructuren is Activity Based Costing van grotere toegevoegde waarde. Het brengt de kosten nauwkeurig in kaart en is daarmee de belangrijkste bron van informatie om de winstgevendheid te beïnvloeden.

Een geavanceerd voorbeeld hiervan bij een telecom maatschappij is de koppeling met statistische software. In een paar minuten kan de software met behulp van de tarieven uit het Activity Based Costing model miljoenen transacties doorrekenen en voor 21 miljoen klanten een individuele winst en verliesrekening op stellen. Datamining en statistische analyse geeft inzicht in onderliggende drivers van winstgevendheid.

Dat leidt tot een aanpak in twee fasen. Eerst worden datamining en statistische analyses ingezet, daarna wordt het Activity Based Costing model ingezet om verder te analyseren en de effecten van bijsturingsacties of wijzigingen in het bedrijfsmodel in kaart te brengen.

Deze combinatie van methoden en technologieën maakt het mogelijk  tegen relatief lage kosten mogelijkheden voor resultaatverbetering inzichtelijke te maken en door te rekenen.

Performance measurement

Performance management werkt alleen wanneer relevante en betrouwbare prestatie-indicatoren worden aangeleverd.  Activity Based Costing  is een belangrijke informatiebron voor deze prestatie-indicatoren. Deze indicatoren zijn vooral terug te vinden in het interne processen perspectief van de balanced scorecard. Maar er zijn ook voorbeelden dat indicatoren worden aangeleverd voor het klantperspectief. Bijvoorbeeld wanneer daar doelstellingen over klantwinstgevendheid zijn opgenomen. Zonder ABC model is het bijna onmogelijk, of zeer bewerkelijk,  om die informatie aan te leveren.

Financial planning

Budgetteren wordt een stuk eenvoudiger wanneer er een goed onderhouden ABC model is. De meeste ABC-pakketten leveren tegenwoordig functionaliteit om scenario’s door te rekenen en forecasts te maken. Procesverbeteringen en marktontwikkelingen kunnen worden doorgerekend. Het ABC-model geeft dan precies aan welke hoeveelheden resources nodig zijn om de verwachte afzet te realiseren. De discussie gaat dan niet meer over de vraag of een budget een beetje hoger of lager moet zijn maar vooral over de vraag welke scenario’s waarschijnlijk zijn en wat er voor nodig is om ze te realiseren. Het ABC-model rekent de budgetten dan voor je uit.

Human capital management

In het verlengde van het voorgaande helpt ABC ook om in kaart te brengen hoeveel mensen met welke kennis en vaardigheden nodig zijn. Nu, maar ook in de toekomst wanneer de economie weer aantrekt. Met minder mensen meer doen werkt tot een zeker moment. Uiteindelijk is de vraag welke kennis en vaardigheden op lange termijn minimaal behouden moeten blijven om goed te blijven functioneren. Daar een onderbouwing voor vinden kan lastig zijn.

Een ABC-model kan helpen door:

  • de processen met de hoogste kosten te analyseren en te stroomlijnen. Mensen die vrijkomen kunnen eventueel op andere activiteiten worden ingezet;
  • net als bij de financiële planning kan uit forecast direct worden afgeleid hoeveel capaciteit  van een bepaald niveau nodig om de directe activiteiten uit te voeren;
  • op dezelfde manier kan worden afgeleid hoeveel ondersteunend personeel nodig is.

Duurzaamheid

Bedrijven die streven naar duurzame productie meten onder andere de CO2  uitstoot. In een ABC model is het mogelijk om bronnen van CO2 (bijvoorbeeld reizen per vliegtuig) te koppelen aan de bronnen die CO2 consumeren.  Op die manier is precies in kaart te brengen welke hoeveelheid CO2 per activiteit wordt gebruikt en welke hoeveelheid uiteindelijk wordt gebruikt per product, dienst of klant. Dat helpt weer om maatregelen te nemen voor reductie en over het gekwantificeerde effect naar klanten of leveranciers te communiceren.

Conclusie

ABC is intussen volwassen geworden en kent naast de oorspronkelijke ook nieuwe toepassingsmogelijkheden. Helder is dat informatie uit ABC-modellen van toegevoegde waard is om verschillende type prestaties te verbeteren.

Dat het niet meer alleen om kosteninformatie gaat is misschien wel het meest verrassende.

Noot: de verschillende toepassingsgebieden van ABC zijn ontleed aan het artikel  ‘Activity-Based Costing – An emerging foundation for performance management’ van Peter Turney. Het artikel is hier te vinden.

Gerelateerde berichten:

  • Ulrik van Beyma schreef:

    Hallo Gert,

    Ik heb je artikel met plezier gelezen. Het geeft de ontwikkeling van ABC van medio jaren tachtig naar nu goed weer. Ook de 5 gebieden de je opsomt waar ABC informatie gebruikt wordt vinden wij zeer herkenbaar bij veel klanten.

    Wellicht nog als toevoeging zien we ook steeds meer dat ABC gebruikt wordt binnen een deel van de organisatie, bijvoorbeeld om de kosten van IT op een transparante manier door te belasten naar andere afdelingen. Maar goed, je kunt dat natuurlijk ook zien als de eindproducten van de IT afdeling.

    Naast bovenstaande toepassingen zien we nog redelijk wat ‘verantwoordingsmodellen’, waarbij een organisatie een model maakt (en soms zelfs laat controleren door een accountant) voor andere stakeholders. Dat kunnen bijvoorbeeld regelgevers zijn voor telecom bedrijven (zoals OPTA in Nederland) of ziekenhuizen die kostprijs informatie moeten afgeven aan een centrale organisatie. Ook steeds meer overheidsorganisaties in Europa en de VS maken modellen waarin de kosten per stuk transparant gemaakt worden.

    Ulrik van Beyma
    QPR CostControl BV

  • Erik de Vries schreef:

    Ik kan me helemaal vinden in wat je in je artikel beschrijft Gert. Vooral op het gebied van planning en vraagstukken naar benodigde capaciteit zien we steeds meer vragen in het veld. ABC kan naast vraagstukken omtrent profitability analyse tegelijkertijd planning en capaciteits vraagstukken beantwoorden. Er is duidelijk een behoefte bij bedrijven voor ABC oplossingen.

    Zelf zie ik ABC als een modelleringsvorm van een organisatie, waarin kosten, capaciteit, productie en omzet grofweg samenkomen. ABC kan veel vragen beantwoorden voor een organisatie. Vaak vraag ik mij af waarom zoveel geld wordt geïnvesteerd in datawarehouses/business intelligent of dergelijkse systemen. Dit is in feite niet meer dan een lege doos, waarin nog structuur moet worden aangebracht. Is het niet voldoende een ABC systeem te implementeren eventueel uitgebreid met een KPI (Key Performance Indicatory) systeem voor het sturen/inrichten van een organisatie? Zelf ben ik geneigd te zeggen dat dit voldoende is.

    Erik de Vries
    Prodacapo Benelux