Bijna alle organisaties waar ik over de vloer kom hebben een strategisch plan. Soms geven ze er een andere naam aan, zoals ondernemingsplan, strategisch beleidsplan of strategiedocument. Het gaat vaak om lijvige rapporten waar veel tijd en energie in is gestopt. Probleem: na verloop van tijd liggen ze onder het stof. En houden management en medewerkers zich niet meer bezig met de vraag of de beschreven strategie tot uitvoering komt.

Laat dat nu net wel het doel van een strategisch plan zijn. Het richting geven aan strategie-uitvoering. En wel zo concreet dat je kan vaststellen of de strategische doelen tot stand komen.

Belangrijke reden dat strategische plannen niet worden gebruikt: ze zijn te vaag en niet meer up-to-date. Ze bieden onvoldoende concrete handvatten om richting te geven aan de strategie-uitvoering. Er is dan geen basis om tijdens de uitvoering bij te sturen.
Wat kan je daaraan doen?

3 tips om het strategisch plan simpel en levend te houden

Tip 1: houd het strategisch plan beknopt en focus op de kernelementen

Mijn advies is om het strategisch plan beknopt te houden. De kern van het strategisch plan draait om de volgende onderdelen:

  1. Een beknopte beschrijving van de missie, visie en gedeelde waarden.
  2. Een beschrijving van het business model en de daaruit voortvloeiende strategische thema’s.
  3. Een strategiekaart voor het geheel en/of een strategiekaart per strategisch thema (maximaal drie).
  4. Een beschrijving bij iedere doelstelling uit de strategiekaart waaruit blijkt welke bestuurder of directielid verantwoordelijkheid draagt en welke Kritische Prestatie Indicatoren en normen de doelrealisatie meten.
  5. Een beschrijving van de (kritische) strategische risico’s, de indicatoren waarmee je deze meet en een heatmap die de risico’s weegt.
  6. Een meerjarenbegroting en een investerings- en financieringsplan.

De overige zaken die je vaak ziet in een strategisch plan zoals SWOT-analyses, concurrentieanalyses, groeimatrixen en stakeholderanalyses zijn zeer nuttig bij het tot stand brengen van het plan, maar niet nodig in de eindversie.

Waarom zou je het strategisch plan beknopt houden?

Daar zijn een paar redenen voor:

  • je kunt makkelijker de focus houden op die zaken die er echt toe doen.
  • een beknopt document kun je snel aanpassen als de ontwikkelingen er om vragen. Dat maakt de kans groter dat je het ook steeds opnieuw er bij pakt.

Tip 2: houd het strategiedocument levend

Met alleen een beknopt document ben je er nog niet. Het is belangrijk om de elementen van het strategisch plan levend te houden.

Dat kan door:

  • het regelmatig bespreken van missie, visie en waarden tijdens de directie-, management- en afdelingsoverleggen.
  • Periodiek (ten minste éénmaal per jaar) beoordelen of het huidige business model nog steeds duurzaam en houdbaar is en indien nodig het dan aanpassen.
  • Ten minste per kwartaal de voortgang van de strategierealisatie monitoren aan de hand van de strategiekaart(en) en de daar op aansluitende (strategische) prestatie-indicatoren.
  • De strategiekaarten ten minste éénmaal per jaar aanpassen aan de gewijzigde realiteit.
  • De kritische strategische risico’s minimaal ieder kwartaal monitoren en tenminste éénmaal per jaar bijwerken.
  • De meerjarenbegroting en investerings- en financieringsplan tijdens de bespreking van de maand- en kwartaalrapportages meepresenteren als er wijzigingen zijn.

Tip 3: integreer de elementen uit het strategisch plan in je planning & control-cyclus

Je versterkt het levend houden van het strategisch plan nog eens als er natuurlijke momenten zijn waarop je evalueert en maatregelen neemt om bij te sturen.
Die momenten kun je verankeren in de planning & control-cyclus.

Wanneer je het voorgaande rijtje dat werd genoemd bij tip 2 nog eens beschouwd zijn die momenten:

  • Bespreken van missie, visie en waarden bij de start van het ontwikkelen van een nieuw jaarplan en begroting en wanneer je (tussentijds) fundamentele beslissingen neemt.
  • Beoordelen van het business model bij iedere nieuwe grote investering en bij de start van de jaarplancyclus.
  • Herijken van de strategiekaarten bij het opstellen van een nieuw jaarplan. Vergeet dan ook niet te vermelden welk deel van de herijkte strategiekaart je in het komende jaar realiseert en hoe je dat weergeeft in doelstellingen en normen. Let vooral ook op afwijkingen gedurende het jaar aan de hand van maand- en kwartaalrapportages en definieer als het nodig is corrigerende maatregelen.
  • Bijwerken van de strategische risico’s tijdens het opstellen van het jaarplan of tussentijds als daar aanleiding voor is.
  • Bespreken en updaten van de meerjarenbegroting en het investerings- en financieringsplan: bij de presentatie van maand- en/of kwartaalrapportages als zich wijzigingen voordoen.

Tot slot: maak het vooral niet te zwaar en concentreer je op de zaken die er toe doen. Dat maakt de kans groter dat je focus houdt op de kern van de strategie en je haar ècht uitvoert.

Vind je dit artikel interessant? Lees dan ook: Hoe lang doe jij over de strategie?

Gerelateerde berichten:

>
Scroll naar top
Deel dit met een vriend