De toegevoegde waarde van een strategiekaart

Rond 1995 voegden Kaplan en Nortan de strategiekaart toe aan het balanced scorecard-concept. Strategiekaarten zijn zoals de hiervoor genoemde auteurs formuleerden: “een visuele representatie van de oorzaak-en-gevolg relaties tussen de componenten van een strategie“.
Nog steeds zijn er organisaties die een balanced scorecard gebruiken zonder de onderbouwing van een samenhangende strategiekaart. In dit artikel, dat eerder werd gepubliceerd in de nieuwsbrief van CFO Consult, worden de belangrijkste functies en de toegevoegde waarde van de strategiekaart in kaart gebracht. Waar gaat het nu precies om?

Vormt de verbindende schakel tussen strategie en balanced scorecard

Doordat in een strategiekaart op visuele wijze de oorzaak- en gevolg relaties tussen de componenten van de strategie van een organisatie inzichtelijk wordt gemaakt wordt voor de top van de organisatie helder welke zaken de meeste aandacht nodig hebben, wat daarvan de effecten zijn en waar nog gaten in de strategie zitten.

Vertelt het verhaal van de strategie

Een goede strategiekaart vertelt op heldere wijze wat de essentie is van de strategie van een organisatie. Omdat dit op een eenvoudige wijze kan worden gepresenteerd is het voor bijna alle werknemers te volgen. Dit maakt het mogelijk dat die werknemers, ieder op zijn of haar eigen manier, invulling kunnen geven aan de gekozen strategie en daardoor bijdragen aan het succes van de organisatie.

Doet dat op één pagina

Geen uitgebreide verhalen en uitwijdingen, maar een eenvoudige grafische weergave in simpele symbolen op één pagina. Dat is een belangrijk kenmerk van een strategiekaart. Daardoor is de strategie makkelijk te begrijpen. En daardoor wordt het ook eenvoudiger om er over te praten. Veel gebruikers beschouwen dit als de kracht van de strategiekaart.

Maakt aan de hand van oorzaak- en gevolg relaties inzichtelijk hoe de strategie wordt uitgevoerd

De doelstellingen in een strategiekaart zijn door middel van oorzaak- en gevolgrelaties met elkaar verbonden. Op eenvoudige wijze worden daardoor verbanden duidelijk. Bijvoorbeeld wat er moet gebeuren op het niveau van interne processen om klanten beter te bedienen om uiteindelijk daardoor betere financiële resultaten te bereiken.

Toont doelstellingen, geen indicatoren

In sommige organisaties wordt gestuurd op tal van niet samenhangende indicatoren. De strategiekaart legt de focus op doelstellingen. Omdat bekend is welk resultaat met de doelstellingen wordt beoogd, is het eenvoudiger passende prestatie-indicatoren te definiëren.

Laat de thema’s van de strategie zien

Strategiekaarten geven inzicht in de thema’s en componenten van een strategie. Voorbeelden van thema’s zijn: “de kosten van dienstverlening per klant verlagen”, “de opbrengst per klant verhogen” en “nieuwe producten en diensten introduceren”. Het maakt direct duidelijk waar de uitdagingen en spanningen zitten tussen onderdelen van de strategie. Kosten verlagen kan door efficiënter te werken met minder mensen, maar is het met minder verkopers ook mogelijk om de opbrengst per klant te verhogen? Veel strategieën worden door dit soort op het eerste gezicht tegenstrijdigheden gekenmerkt. Dat maakt ze tegelijk uitdagend. Het is overigens aan te bevelen om niet meer dan drie thema’s in een strategiekaart uit te werken. Anders ontstaat er een onoverzichtelijke brei van doelstellingen.

Brengt de voortgang van de strategie in beeld

Strategiekaarten zijn niet statisch. Eenmaal ontwikkeld blijven ze onderwerp van verfijning en ontwikkeling omdat het management intussen leert van de uitvoering van de strategie en de strategie zich verder ontwikkelt. Het accent van de gesprekken binnen een managementteam komt meer te liggen op strategische zaken en minder op operationele details. De gesprekken gaan veel meer over de vraag of de strategie werkt of niet en hoe dat zo komt. Bijsturen op de strategie gebeurt daardoor veel sneller dan vroeger.

Meer lezen of leren?

Wilt u nog veel meer weten over strategiekaarten? Lees dan de boeken van Kaplan en Norton ‘Strategie in kaart gebracht’ (ISBN 9789025418281) of ‘Van strategie naar uitvoering’ (ISBN 9789047001249).
Geen zin om een heel boek te lezen of wilt u eenvoudig beginnen? Lees dan eerst het blogartikel: hoe precies invulling te geven aan een strategiekaart.

Wilt u ook weten hoe u een strategiekaart in de praktijk opstelt? Hoe u het management daar bij betrekt? Hoe u de strategiekaart vertaalt naar een balanced scorecard? Welke prestatie-indicatoren daar in thuis horen? En hoe u die prestatie-indicatoren opstelt? Kom dan naar mijn training balanced scorecard. De eerstvolgende mogelijkheid is op 14 september aanstaande.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

Gepubliceerd in Balanced scorecard, Performance Management, Strategie | Tags , , , , | Uw reactie is welkom

De onbekende kant van Apple voorman Steven Jobs

Gisteren draaide de marketingmachine van Apple weer op volle toeren. Topman Steven Jobs presenteerde de nieuwe versie van de Iphone op zijn bekende manier. Nog maar kort geleden zag ik een hele andere kant van deze man. In een filmpje dat al dateert uit 2005. Steven Jobs sprak toen voor studenten en professoren van Stanford University. Ditmaal was het een lezing, en geen tot in de perfectie voorbereide presentatie. Maar wel een heel indrukwekkende lezing. Waarin hij vertelt over zijn leven en zijn tegenslagen. Hoe hij daarmee omging en welke lessen hij daar uit trekt. En die doorgeeft aan een generatie studenten die op het punt staan om af te studeren. Een prachtig voorbeeld van business spiritualiteit in de praktijk. Kijk zelf maar eens naar het filmpje.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

Gepubliceerd in Business spiritualiteit, Communiceren, Zingeving, leiderschap | Tags , , | Uw reactie is welkom

Acht veelgemaakte fouten met de balanced scorecard

Met enig regelmaat word ik gevraagd om de resultaten van een balanced scorecardproject te beoordelen. In dit artikel, dat eerder werd gepubliceerd in de nieuwsbrief van CFO Consult, beschrijf ik acht fouten die ik vaak tegenkom.

Teveel prestatie-indicatoren

Soms worden in een balanced scorecard meer dan 100 prestatie-indicatoren weergegeven. Gewoon omdat ze beschikbaar zijn en iemand er ooit naar vroeg. Knap als het management dan door de bomen het bos nog ziet. Bij iedere doelstelling kan één prestatie-indicator al volstaan. Worden het er meer dan drie per doelstelling dan is er waarschijnlijk iets mis. Een indicatie daarvoor is dat er geen logisch verband is tussen de weergegeven prestatie-indicator en de geformuleerde doelstelling(en).

Teveel focus op beschikbare prestatie-indicatoren

Het is belangrijk eerst vast te stellen wat bereikt moet worden om pas daarna vast te stellen hoe dit gemeten, weergegeven en gecommuniceerd kan worden. Helaas gaat het maar al te vaak andersom. Er wordt gemanaged wat er beschikbaar is aan gegevens. En zonder al te veel over na te denken of deze informatie ook ècht iets zegt over de realisatie van de strategie.

Teveel nadruk op financiële en lagging indicatoren

Financiële indicatoren en lagging indicatoren geven achteraf, met enige vertraging, het succes van de organisatie weer. Wat vaak ontbreekt in de balanced scorecard zijn goede leading indicators. Indicatoren die het presteren op het niveau van interne processen weergeven. Goed presteren op dit niveau voorspelt later in de tijd volgende verbeteringen op het niveau van het klant- en financieel perspectief. Met deze leading indicatoren kan derhalve worden geanticipeerd op problemen en kan worden gestuurd op prestatieverbetering.

Focus op heden en verleden

Het doel van de balanced scorecard is het volgen van de realisatie van de strategie van de organisatie. De focus moet daarom liggen op de toekomst en het kritisch pad in de realisatie van de strategie. Helaas wordt maar al te vaak vooral achteruit gekeken of ligt het accent van de informatie op allerhande bijzaken.

Eénmalige exercitie

Een balanced scorecard die niet één of twee keer per jaar wordt bijgesteld verliest zijn waarde. Omstandigheden wijzigen en delen van de strategie kunnen al gerealiseerd zijn. Dat betekent dat iedere keer opnieuw gekeken moet worden of de inhoud van de scorecard nog wel past bij de focus van het management met betrekking tot de realisatie van de strategie. Het opstellen van een balanced scorecard is dus geen éénmalige excercitie.

Denken dat een balanced scorecard project een softwareproject is

Soms wordt in een balanced scorecard project overmatig veel aandacht besteed aan de verzameling van informatie en presentatie van indicatoren in software. Soms wordt een project zelfs geïnitieerd omdat aangekochte software een balanced scorecard module bevat. Die moet dan ook nog maar even worden ingericht. Uiteindelijk gaat het bij een balanced scorecard om het inzicht waar de organisatie staat in de uitvoering van de strategie. Software kan een belangrijk hulpmiddel zijn om informatie daarover op te leveren. Inzicht in de samenhang van strategie, de oorzaak-gevolg relaties en samenhang van de doelstellingen is nòg belangrijker. Logisch is dan ook eerst daar de aandacht aan te besteden en pas daarna aan de wijze waarop de informatie wordt verzameld.

Uit het oog verliezen van oorzaak- en gevolgrelaties

De door Kaplan en Norton bedachte concepten van strategiekaarten en de balanced scorecard gaan uit van logische oorzaak- en gevolgrelaties. Zodra die relaties uit het oog verloren raken is er sprake van los zand en los van elkaar hangende doelstellingen en indicatoren. Effectief sturen en de juiste beslissingen nemen wordt dan nagenoeg onmogelijk.

Geen strategiekaart opstellen

De balanced scorecard en de strategiekaart zijn een twee-eenheid en kunnen niet zonder elkaar. De strategiekaart helpt in kaart te brengen hoe strategische doelstellingen samenhangen en wat het kritisch pad is in de realisatie van de strategie. Verandert er wat in de doelstellingen in de strategiekaart dan verandert er ook wat in de indicatoren in de balanced scorecard. Een goede interpretatie van de indicatoren in de balanced scorecard is niet mogelijk zonder ook een goed begrip te hebben van de strategiekaart.
Een balanced scorecard presenteren zonder eerst een strategiekaart opstellen is als het hanteren van een kompas zonder landkaart.

Training balanced scorecard volgen?

Wilt u dit soort fouten voorkomen en leren hoe u een strategiekaart opstelt, hoe u een goede prestatie-indicator samenstelt en hoe een evenwichtige balanced scorecard tot stand komt? Schrijf dan in voor de training balanced scorecard van CFO Consult. De eerstvolgende mogelijkheid is op 14 september aanstaande. Er zijn nog plaatsen beschikbaar.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

Gepubliceerd in Balanced scorecard, Performance Management | Tags , , , , , , , | Uw reactie is welkom

Bedrijfscultuur met een middelvinger

Gisteren reed ik terug van een serie afspraken in Zeeland. Bij de Vlaketunnel is Rijkswaterstaat al een tijdje bezig met wegonderhoud. Een beetje gas terug nemen en verder geeft dat weinig overlast. Net na de tunnel hernam het verkeer zijn normale loop en besloot ik een vrachtauto in te halen. Daar was alle ruimte voor. In de verte kwam een bestelbusje achter mij aan gereden, maar daar zat zeker nog zo’n 300 meter tussen. De chauffeur van dat busje had blijkbaar zijn dag niet. Hij kwam met hoge snelheid aangereden en begon te knipperen met zijn lichten. Ik maakte mijn inhaalmanoeuvre af en gaf hem de ruimte. Toen kwam het. Er bleek nog een bijrijder aan boord. Het busje ging voor me rijden, al vaart vermeerderend. Het raam van de bijrijder ging open en daar verscheen een hand waarvan alleen de middelvinger was uitgestoken. Dit werd gevolgd door een beweging waarbij de hand zagende bewegingen maakte, ik maakte daar uit op dat hij bij mij wat af wilde zagen, gevolgd door weer het gebaar met de middelvinger. Daarna maakte het busje zich met hoge snelheid uit de voeten. En al die tijd was de firmanaam en het telefoonnummer van een montagebedrijf in de regio 010 prominent te zien op de achterkant van het busje. Even kwam de gedachte bij mij op om dat nummer te bellen. Ik heb dat niet gedaan omdat mijn aandacht daarna nodig was voor invoegend verkeer. Toch, je zal maar als werkgever je stinkende best doen om opdrachten binnen te halen. En dan heb je een paar van zulke ambassadeurs op de weg zitten. Wat een contrast met de monteur van een groot Duits bedrijf die vanmorgen onze afwasmachine kwam herstellen. Zeer correct, vriendelijk, hij bedankte voor de koffie en we gingen uit elkaar als oude bekenden. Hij vertelde me nog dat hij alleen in de directe omgeving van zijn woonplaats hoeft te werken. Verkeersfrustaties, zoals zijn collega’s, kent hij dus niet. Eén ding wel: gevoel voor de relatie met anderen. Als iemand mij binnenkort nog eens vraagt naar ervaringen met monteurs weet ik welke ik aanbeveel.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

  • Geen gerelateerde berichten
Gepubliceerd in Gedrag, bedrijfscultuur | Tags , | Uw reactie is welkom

Hoe regelzucht de kosten voor visitaties van woningcorporaties omhoog jaagt

Woningcorporaties zijn maatschappelijke organisaties die worden aangestuurd op het snijvlak van publieke en ondernemingsprincipes. Zij hebben als belangrijke taak om te voorzien in betaalbare en passende huisvesting voor met name lager inkomens en bijzondere doelgroepen. De sector heeft door in de media breed uitgemeten incidenten nogal onder het vergrootglas gelegen de afgelopen jaren. Om het maatschappelijk vertrouwen te bevorderen en ook terug te winnen is in de Aedes Code en de Governance code voor woningcorporaties onder meer opgenomen dat iedere corporatie zich één maal in de vier jaar laat visiteren. Dat visiteren moet volgens die zelfde codes „extern, onafhankelijk en gezaghebbend” worden georganiseerd. In die wijze van organiseren zit nu de pijn. Er is een stichting in het leven geroepen om het visiteren in goede banen te leiden. Deze Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) heeft de verantwoordelijkheid voor het beheer en de ontwikkeling van de visitatiemethodiek. Maar zoals wel vaker lijkt ook deze organisatie zich meer dan waar te willen maken. Het effect daarvan in de praktijk: afscherming van de markt voor bureaus die visitaties willen aanbieden, extra kosten voor zowel corporaties als de bureaus die de visitaties aanbieden, bureaucratische procedures, regelzucht en uiteindelijk de vraag of deze extra lasten zullen leiden tot kwalitatief betere visitaties.

Wat is een visitatie?

Een visitatie is een proces waarin een onafhankelijke commissie van tenminste drie personen (twee voor kleine corporaties) de maatschappelijke prestaties van een woningcorporatie binnen verschillende perspectieven onderzoekt en beoordeelt. De uitkomsten van dit onderzoek worden gepubliceerd in een rapport waarvan de eindversie openbaar is.
Op het moment van schrijven zijn van 81 woningcorporaties visitatierapporten gepubliceerd. In Nederland zijn er op dit moment circa 430 woningcorporaties. Van hen wordt verwacht dat ze uiterlijk op 31 december van dit jaar voor het eerst zijn gevisiteerd. (Onlangs is besloten dat de kleine corporaties tot 1000 verhuurbare eenheden een jaar respijt krijgen.) Het is maar zeer de vraag of dit in alle gevallen op tijd gaat lukken.

Het systeem van accreditatie

De betrokken belangenorganisaties binnen de corporatiesector hebben er voor gekozen te werken met een systeem van accreditatie. Dit betekent dat een bureau dat visitaties wil gaan uitvoeren zich eerst moet aanmelden bij de SVWN. Die licht de doopceel van het bureau op basis van vastgelegde criteria zoals onafhankelijkheid, gezaghebbendheid en ervaring en toetst dat aan hand van gesprekken, documenten en referenties. Maar voordat de feitelijke beoordeling plaats heeft moet het bureau dat toegelaten wil worden eerst € 10.000 storten op de rekening van SVWN. En daarmee is het bureau er nog niet want ieder jaar opnieuw moet het bureau, wil het de accreditatie behouden, opnieuw een bedrag van € 10.000 betalen.

Meer inkomsten nodig

Uit deze bijdragen wordt een deel van kosten van de SVWN gedekt. Deze stichting claimt „lean en mean” te zijn. Desondanks heeft zij nog meer inkomsten nodig om het nog jonge apparaat in stand te houden. Daarvoor heeft zij plannen voor een certificeringssysteem. Van iedere visitatiecommissie moet op termijn ten minste één lid gecertificeerd zijn door de SVWN en ook daarvoor moet het betreffende lid een bedrag afdragen. Dan nòg zijn er niet voldoende inkomsten. Daarvoor mogen de woningcorporaties zelf zorgen. Op 22 maart jongstleden verstuurde de SVWN een betalingsverzoek aan de Nederlandse woningcorporaties voor een jaarlijkse contributiebijdrage van € 500,- In diezelfde brief werd melding gemaakt dat per visitatie door de stichting een bedrag, afhankelijk van het aantal verhuurbare eenheden in het bezit van de corporatie in rekening zal worden gebracht. Een maal per vier jaar krijgen de corporaties derhalve nog een extra rekening die varieert tussen de € 1. 500,- en € 6.500,-
Deze brief kwam voor veel woningcorporaties als een verrassing. Marc Calon, voorzitter van Aedes, stuurde vervolgens op 26 maart hoogstpersoonlijk een email aan de aangesloten woningcorporaties waarin hij meldde dat “de bijdrage weliswaar niet wettelijk verplicht is, maar wel een logisch gevolg van de besluitvorming binnen de branche over het visitatie-instrument en de bestuurlijke inbedding en inrichting daarvan”. Een vriendelijk verzoek dus om toch vooral te betalen.

Taken van de SVWN

Wat doet de SVWN nu voor het geld dat zij binnenkrijgt? Op haar website meldt de stichting dat zij haar inkomsten aanwendt voor beheer en doorontwikkeling van de visitatiemethodiek, toetsing van visitatierapporten, de publicatie van de visitatierapporten, de accreditatie en certificering van bureaus en vistatoren, en dat zij optreedt als kenniscentrum. Om dat te bereiken kent de stichting inmiddels een directeur, een Raad van Toezicht en een College van Deskundigen.

Aanhikken tegen kosten

Voornamelijk kleine woningcorporaties hikken aan tegen de kosten die een visitatietraject met zich meebrengt. Die kosten liggen al gauw tussen de € 10.000 tot € 15.000 voor kleine corporaties en tussen de € 30.000 en € 50.000 voor de overigen. Een kostendaling ligt niet in het verschiet nu de geaccrediteerde bureaus naast hun normale tarief ook nog eens de kosten van accreditatie en certificering zullen doorbelasten.
Voordat de stichting actief was mochten vijf bureaus visitaties aanbieden. Er lijken er nu enkele bij te komen. Veel meer dan een paar zullen dat er waarschijnlijk niet worden omdat de kwaliteitseisen in combinatie met de financiële verplichtingen het onaantrekkelijk maken om deze markt te betreden. Een kleine markt overigens, bij een gelijkmatige verdeling van de visitaties over ieder van de vier jaren is er een gezamenlijke omzet van tussen de € 4 en € 5 miljoen per jaar.

Doel voorbij schieten

Waarom schiet de SVWN zijn doel nu voorbij? De nagestreefde onafhankelijkheid, gezaghebbendheid en kwaliteit worden langs procedurele weg nagestreefd. Van een bureau dat geaccrediteerd wilde worden weet ik dat de toelatingsprocedure maanden heeft gekost. Dat zijn misschien nog aanloopproblemen. De stichting wil zichzelf verder bewijzen door visitatierapporten tegen te lezen. Dat betekent dus een beoordeling van het werk van een beoordelingscommissie. Dat lijkt mij nu net teveel van het goede. Ik kan mij niet voorstellen dat deze handelswijze leidt tot een kwaliteitsverbetering van de rapportages. Gaan de toetsers van het rapport het werk nog eens over doen, zonder dat zij de context die de onderzoekers nadrukkelijk hebben meegewogen zelf in detail op het netvlies hebben staan? Wat zouden zij kunnen toevoegen behalve overbodige punten en komma’s zetten?

Verstoorde marktwerking en een alternatief

Het effect van dit alles: de markt voor visitaties van woningcorporaties krijgt kenmerken van een oligopolie. Er is namelijk sprake van beperkt aantal aanbieders en een toetredingsbarrière in de vorm van de geformuleerde kwalitatieve en financiële toelatingseisen. Dat is een verstoring van de marktwerking. Waarom kiest de sector niet voor een ander model waarin de goede elementen van de huidige werkwijze worden gecombineerd met een vrije marktwerking? Die goede elementen zijn een éénduidige methodiek die wordt bewaakt door een onafhankelijk orgaan en de openbaarheid van de visitatierapporten. De rest is overbodig en kan aan de markt worden overgelaten. Een woningcorporatie kan zelf wel beoordelen of een visitatiebureau kwaliteit levert op basis van reputatie en eerdere visitatierapporten. Daar is geen onafhankelijke stichting voor nodig. Dat scheelt kosten en bureaucratie met behoud van kwaliteit. Niet onbelangrijk voor een sector waarin het vergrootglas op de bedrijfslasten ligt.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

Gepubliceerd in Governance, Woningcorporaties | Tags , , , , , , , , | 3 Reacties

Het geheim van effectief communiceren: niet oordelen

Kijkt u ook wel eens naar een programma als Pauw & Witteman of Studio Voetbal? Valt het u ook op hoe slecht daarin wordt gecommuniceerd? Dat heeft te maken met de opzet van het programma waarin de gasten, maar heel kort de tijd krijgen hun boodschap te vertellen. En het heeft ook te maken met de manier van communiceren, die gemeengoed lijkt te zijn geworden in onze maatschappij.
De kenmerken daarvan:

  • niet echt naar elkaar luisteren;
  • elkaar niet uit laten praten;
  • redeneringen uitspreken die ongefundeerd zijn;
  • een bewijs uit het ongerijmde geven.

En zo gaat het tegenwoordig ook vaak in organisaties. Met alle gevolgen van dien.

Niet oordelen

Kenmerkend voor de situaties waar ik zojuist over schreef is dat er geoordeeld wordt terwijl effectieve communicatie nu juist vraagt om niet-oordelen.
Met het geven van een oordeel is overigens niets mis als het er maar op een niet-oordelende manier wordt gecommuniceerd. Ik word regelmatig ingehuurd om een professioneel oordeel te geven. Bijvoorbeeld over de inrichting van de financiële processen of in een interim-opdracht over het functioneren van personeel. Klanten betalen me ervoor en verwachten dat ik oordeel geef en accepteren dat zolang ik niet-oordelend communiceer. Hoe komt het dat mijn mening in zo’n situatie wordt geaccepteerd? Daarvoor moet we eerst vaststellen wat precies oordelen is en wat niet-oordelend communiceren.

Wat precies is oordelen?

Oordelen doe ik wanneer ik een uitspraak doe zonder het kader te vermelden. Wanneer ik vergeet dat elke uitspraak op zich relatief is. Relatief betekent hier: afhankelijk van de context, of een kader. Want er is niets dat helemaal juist of onjuist, goed of slecht is. Dezelfde uitspraak kan binnen een bepaalde context heel goed passen, en binnen een ander kader helemaal de plank mis slaan. Ik oordeel dus wanneer ik uitspraken doe alsof die geldig zijn in alle mogelijke kaders.

Oordelen of contact maken

Wat vaak mis gaat in de organisaties is dat er wordt geoordeeld en niet echt contact wordt gemaakt. Echt contact maken, niet-oordelend communiceren, begint met me er bewust van te worden dat ik de ander niet ben. Dat wat ik denk, de manier waarop ik voel, wat ik belangrijk vind, niet is wat de ander denkt, voelt of belangrijk is. Want we hebben allebei gelijk vanuit onze eigen ervaring. Als ik oordeel over wat goed of niet goed is voor de ander, zegt dat alleen iets over hoe ik dat waarneem. Ik zeg dus alleen iets over mezelf, ik zeg niets over de ander. Wanneer ik op een goede manier contact maak met een ander, stop ik met uitspraken te doen over die ander, over wat goed en slecht zou zijn, wie gelijk of ongelijk heeft. Want zodra ik uitspraken doe over de ander ben ik contact aan het verliezen, ben ik met mezelf bezig, niet met de ander. Ik beoordeel de ander in plaats van er mee te communiceren. Oordelen is dus mijn gelijk opleggen aan de ander, contact maken is elk oordeel over de ander laten varen.

Dat maakt een beoordelingsverslag schrijven en een gesprek daarover voeren bepaald niet gemakkelijker. Als ik over mijn waarneming niet-oordelend wil communiceren ben ik verplicht heel duidelijk het kader te schetsen en nuances aan te brengen en heel precies aan te geven waar ik mijn oordeel op baseer. Wanneer ik daar moeite mee heb zegt dat niets over de ander. Het betekent alleen dat ik aan mezelf moet gaan werken.

Stoppen met oordelen

Oordelen scheidt mensen. Stoppen met oordelen brengt mensen bij elkaar. Hoe zou de wereld er uitzien als we die principes meer zouden toepassen? Op het werk, thuis, in de politiek, op televisie. Wie durft de uitdaging aan? En gaat er ècht mee aan de slag. Ik hoor graag wat het effect is.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

Gepubliceerd in Business spiritualiteit, Communiceren, Groei en ontwikkeling | Tags , , , , | Uw reactie is welkom

Boekbespreking “een gouden kans” van Guust Verpaalen

Afgelopen zaterdag presenteerde Guust Verpaalen zijn boek „Een gouden kans, de missie van modern leiderschap”. Een boek waarin Verpaalen zijn visie op creatief leiderschap presenteert.

Wat maakt het boek de moeite waard?

„Een gouden kans” is de beschrijving van het persoonlijke ontwikkelingsproces van Verpaalen. Nog niet zo lang geleden bekleedde hij topposities bij sigarettenfabrikant Philip Morris. In zijn boek beschrijft Verpaalen hoe hij als leider bewust de tijd nam voor reflectie en ontwikkeling. Hij deed dat in een verdiepingsgroep die driemaal per jaar meerdere dagen bij elkaar kwam. Daarmee koos hij voor bewustzijnsontwikkeling en maakte contact met zijn levensmissie. En hij kon niet anders dan daar consequenties uit trekken, namelijk zijn vertrouwde omgeving bij Philip Morris verlaten.
Verpaalen schreef het boek vanuit het hart. Bedoeld om anderen aan het denken te zetten en ook hen in contact te brengen met hun eigen levensmissie.

"Een gouden kans"

Boek: Een gouden kans van Guust Verpaalen

De alchemie als beeldspraak

Verpaalen kwam in zijn zoektocht de alchemie tegen. Vaak worden de alchemisten verkeerd begrepen. Bij alchemie gaat er niet om van lood goud te maken, zoals wel wordt gedacht. Dit is slechts verhullend taalgebruik van de oude alchemisten. In werkelijkheid is de alchemie een metafoor voor een zuiveringsproces. Het gaat niet alleen om het zuiveren van stoffen, maar ook van de menselijke geest. Het verkrijgen van het goud, de lapis philosophorum of de “steen der wijzen” staat voor ‘verlicht’ raken. Met veel doorzettingsvermogen werd dit bereikt. „Zo beneden, zo boven”, zei de oude alchemist. Dit contrasteert met vele andere geestelijke stromingen, waarin vaak alleen het ‘hogere’ telt, en de ‘aardse’ materie wordt afgewezen. Verpaalen heeft deze en andere principes van de zogenaamde geestelijk alchemie vertaald in een ontwikkelingsproces voor leiderschap en bewustzijnsontwikkeling.

Boodschap

Tegelijk gaat het boek gaat over de ontwikkeling van Verpaalen zelf en geeft de tussenstand weer, want is hij zich nog volop aan het door-ontwikkelen. Hij heeft niet de illusie zelf verlicht te raken, maar werkt wel continue aan zichzelf en vooral aan zijn zelfkennis. Een belangrijke boodschap in het boek is dan ook deze: „een leiderschapsalchemist neemt verantwoordelijkheid voor zelfreflectie en besteedt dus voortdurend tijd aan dit onderzoek. De persoonlijke ontwikkeling is goed te vergelijken met een ui afpellen; elke keer kom je een nieuwe laag tegen. Als die nieuwe laag weer is afgepeld, als het ware ontwikkeld is, is er weer een nieuwe laag.” Verpaalen geeft aan: „Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen ontwikkeling”.
In „Een gouden kans” gebruikt Verpaalen het gedachtengoed van de alchemie om anderen een recept aan te bieden en uit te dagen. Hij reikt daarbij een kader (het Alchemistisch Leiderschaps Proces) en instrumenten (drie lenzen model en oefeningen) aan, waarin hij zijn levenservaring en -wijsheid toegankelijk neerzet.

Levensmissie

Verpaalen steekt een hartstochtelijk pleidooi af voor leiders om zich bewust te worden van hun levensmissie en daarnaar te leven. Waar hij mij raakt is in de beschrijving van het proces hoe hij zelf rond zijn vijftigste zijn eigen levensmissie vond. En wat de consequenties zijn van dit bewustwordingsproces. Hij brandt de managementwereld waar hij lang van deel uit maakte niet af. Maar maakt wel duidelijk waar de grenzen voor hem liggen en handelt daar ook naar.

Eigen legende leven

Het boek van Verpaalen draait in de kern om het volgende citaat uit het boek “De alchemist” van Paulo Coelho:

„Waarom noemen zij u alchemist?”
„Omdat ik dat ben”
„En wat is er mis met de andere alchemisten,
die goud zochten en het niet vonden?”
„Zij zochten alleen goud; ze zochten de schat van hun eigen legende zonder dat zij die wilden leven.”

Guust Verpaalen heeft er voor gekozen om zijn eigen legende te leven. Zijn boek is een prachtig verslag van het proces dat hem daartoe bracht. En een handreiking om er zelf mee aan de slag te gaan. Een aanrader om te lezen.

„Een gouden kans” is uitgegeven door uitgeverij Quist, heeft het ISBN 978-90-77983-61-4 en is onder andere te bestellen bij de uitgever , de auteur en managementboek.nl.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

Gepubliceerd in Boeken, Business spiritualiteit, Groei en ontwikkeling, Zingeving, leiderschap | Tags , , , , , | Uw reactie is welkom

De essentie van een missie in twee woorden

Het komt nogal eens voor dat het formuleren van een missie als een verplicht nummer wordt gezien in het kader van het formuleren van een nieuwe strategie. Het vaststellen van zo’n situatie is niet zo moeilijk. Bijna niemand in de organisaties waar dit speelt is namelijk in staat de kern van de missie kort en bondig te formuleren.

Elementen van een missie

Een missie in de context van strategie geeft het bestaansrecht van een organisatie weer. Datgene wat het wil bijdragen aan de omgeving. Het woord is afgeleid uit het Latijn van „missio”, wat voor zending staat.
In de literatuur voor strategisch management wordt aangegeven dat de missie informatie geeft over het huidige en toekomstige werkterrein van de organisatie,  in termen van producten, markten en geografisch werkgebied. Verder zou informatie moeten worden gegeven over de betekenis van de organisatie voor belanghebbenden, de zogenaamde stakeholders. Ook zouden de belangrijkste normen, waarden en overtuigingen (criteria) aan bod moeten komen alsook op hoog abstractieniveau de ambitie en intentie.

In het volgende plaatje zijn deze vijf elementen samengebracht rond de kern van de missie.

Missie: de kern en elementen

Figuur: de missie bestaat uit kern en vijf elementen

De essentie er uit halen

In de jaren tachtig en negentig van de vorige eeuw is het korte tijd populair geweest complete boekwerkjes uit te geven over de missie van een organisatie. Zelf kreeg ik in die tijd, ik werkte voor een groot adviesbureau, ook een dergelijk boekje uitgereikt. Een project van de maatschapvoorzitter zelf, waar veel tijd in is gaan zitten. Ik ben het vol interesse in gaan lezen, maar heb het nooit volledig uit gelezen. Het was allemaal mooi geformuleerd, maar het raakte me niet. En het was lastig de essentie er uit te halen.

En die essentie daar draait het nu juist om bij een missie: hoe raakt het in een paar woorden mensen. Op een manier dat ze het ook kunnen reproduceren. Mijn stelling is dan ook dat de essentie van een missie in minder dan vijf woorden kan worden weergegeven.

Voorbeelden van missies in essentie

Een paar voorbeelden van missies in essentie:

  • een deurwaarderskantoor: nakomen van afspraken;
  • een woningcorporatie: wonen op maat;
  • een ziekenhuis: leveren van hoogwaardige patiëntenzorg;
  • een sociale dienst: stimuleren van de zelfredzaamheid.

Wanneer ik nader inzoom op de gegeven voorbeelden vallen een paar zaken op:

  1. ieder missie zegt in de kern iets over zowel het bestaansrecht van de organisatie als ook over het effect op de belangrijkste groep stakeholders;
  2. de kern van iedere missie bestaat uit twee woorden: een werkwoord en een zelfstandig naamwoord. De essentie van een missie is derhalve in twee woorden weer te geven. De rest is aankleding.

Rode draad

Waarom is het benoemen van de essentie in een missie zo belangrijk? Omdat dit de kern is van de rode draad die terugkomt wat in alles wat er op volgt: het verwoorden van de visie, strategie, strategische doelstellingen, kernactiviteiten en acties. En dan helpt het wanneer iedere keer weer in een paar woorden kan worden teruggegrepen op het bestaansrecht van de organisatie.

Natuurlijk is het goed om de context waarin de missie is verwoord weer te geven. En in een strategisch plan mogen best de vijf eerder genoemde elementen uit de theorie worden weergegeven. Ook dat werkt verhelderend. Toch draait het uiteindelijk maar om één ding: hoe gaat een missie leven? Het gaat leven als het mensen raakt. En ze vervolgens in staat zijn de essentie in weinig woorden weer te geven. Twee woorden kunnen dan genoeg zijn.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

Gepubliceerd in Balanced scorecard, Gemeenten, Performance Management, Strategie, Woningcorporaties | Tags , , , , , , , , , | 1 Reactie

Controller voorkom het Agnes Kant effect

Deze bijdrage gaat niet over Agnes Kant en ook niet over politiek. Wèl over de overeenkomsten tussen de onlangs uit de nationale politiek gestapte Kant en nog al wat controllers.

Wat zijn die overeenkomsten? Agnes is inhoudelijk sterk, gedreven, overtuigd van haar gelijk en binnen de kring van mensen die direct met haar te maken hebben wordt ze naar verluid zeer gewaardeerd als mens. Maar er kleven ook wat scherpe kantjes aan haar. Ze is niet in staat om haar boodschap overtuigend over de bühne te krijgen. En ook niet om soepel om te gaan met mensen buiten de eigen vertrouwde kring. Ze komt daardoor op de buitenwereld nogal hoekig en onbuigzaam over.

Zou Agnes wat meer kunnen variëren in haar communicatie, dan ontstaat er een heel ander beeld van haar, krijgen mensen meer sympathie en krijgt ze meer voor elkaar.

Zo vergaat het ook nogal wat controllers. Ze zijn soms wat onhandig in hun communicatie. Wat ook wel logisch is omdat de meeste bedrijfseconomische opleidingen zeer gericht zijn op de inhoud en minder op sociale vaardigheden. Die controllers weten inhoudelijk op hun vakgebied precies waar het omgaat en wat het beste is voor de organisatie. Omdat ze geen aansluiting hebben met collega’s van andere disciplines en het algemeen management komt hun boodschap echter niet over. En dat is jammer. Voor die controllers. Voor hun collega’s. En voor de hele organisatie. Want er zit veel meer in dan er nu uitkomt.

Gelukkig is daar wat aan te doen. In mijn coaching en trainingen help ik regelmatig controllers die vastlopen in hun communicatie. In korte tijd maken ze stuk voor stuk progressie en zie ik ze opbloeien. Dat begint met bewustwording van het effect van het eigen gedrag op anderen. Om daarna heel gericht aan de slag te gaan met andere stijlen dan de voorkeurstijl. Dat maakt die controllers veel effectiever. Hun collega’s zien ze meer staan en betrekken ze vaker in hun eigen werkzaamheden. En daardoor zitten die ook veel lekkerder in hun vel.

Had Agnes nu ook maar geweten dat dit soort vaardigheden ontwikkelbaar zijn, dan zat ze misschien nog in Den Haag.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

Gepubliceerd in Groei en ontwikkeling, Rol van de controller | Tags , , , , | Uw reactie is welkom

Hoe precies invulling te geven aan een strategiekaart?

In een vorig blogartikel heb ik al in het kort besproken wat de strategiekaart is. Naar aanleiding van een vraag die binnenkwam via de website van CFO Consult ga ik nader in op de vraag “Hoe precies kan ik invulling geven aan de strategiekaart?”

Uitgangspunten en hoofdlijnen

Uitgangspunt is dat de organisatie al een beeld heeft van de strategische richting en doelen. Is dit er niet dan zullen die eerst in kaart moeten worden gebracht.
De weg die doorlopen wordt werkt als een trechter en is weergegeven in de navolgende figuur. Met iedere stap wordt een niveau in abstractie afgedaald naar concretisering.

Van missie naar balanced scorecard in stappen

Figuur 1: van missie naar balanced scorecard in stappen

Met als basis de missie, de visie en waarden worden in een organisatie omgevings-, concurrentie en SWOT-analyses gemaakt. De leiding kiest op grond daarvan een strategie en formuleert strategische doelstellingen op hoofdniveau. Dit alles vormt de input voor een vervolgstap waarin strategiekaarten worden geformuleerd. Iedere strategiekaart bestaat uit een reeks van strategisch doelstellingen die met behulp van oorzaak-gevolg relaties met elkaar in verband worden gebracht. Bij iedere van deze doelstellingen worden één of meer prestatie-indicatoren geformuleerd. Deze prestatie-indicatoren vormen tezamen de strategische balanced scorecard. Daar op aansluitend kunnen nog operationele en/of individuele scorecards worden geformuleerd die aansluiten bij de verantwoordelijkheden van de betreffende units en individuen.

Stappenplan strategiekaart

Het stappenplan dat kan worden doorlopen is als volgt:

  1. Bevestig de missie, visie en waarden. Als het goed is zijn deze al in een voorgaand traject geformuleerd. Ik kom maar zelden tegen dat het management in staat is de kern van missie en visie vlot te formuleren. Om die reden alleen al is het belangrijk deze uitgangspunten nogmaals te bevestigen.
  2. Bevestig ook de strategie, de strategische doelstellingen op hoofdlijnen, de daarbij behorende SWOT- (sterkten, zwakten, kansen en bedreigen) en concurrentie-analyse, de kritieke succesfactoren en actualiseer deze eventueel.
  3. Formuleer de strategiekaarten in de vorm van strategische doelstellingen en oorzaak- en gevolg relaties.
  4. Werk bij iedere strategische doelstelling één of meer prestatie-indicatoren uit.
  5. Benoem bij iedere strategische doelstellingen en prestatie-indicator een verantwoordelijk functionaris. Dat wil zeggen iemand die aangesproken kan worden op het al dan niet uitvoeren van stappen om de doelstelling te behalen.
  6. Formuleer bij iedere doelstelling een eerste actie die ondernomen moet worden om de doelstelling te realiseren en leg ook bij iedere actie vast wie daar verantwoordelijk voor is.

Verbanden binnen de strategiekaart

Het hoogste niveau van de strategiekaart geeft de financiële prestaties aan. Het gaat om zogenaamde “lagging indicators”. Dat zijn indicatoren die achteraf, met enige vertraging, het succes van de organisatie aangeven.
Het niveau daaronder betreft de prestaties met betrekking tot de geselecteerde klantgroepen. Wordt daar goed op gepresteerd dan is dit de sleutel om vervolgens financiële prestaties te verbeteren.
Het presteren op het niveau van interne processen is een zogenaamde “leading indicator”. Goed presteren op dit niveau voorspelt daarop volgende verbeteringen op het niveau van het klant- en financieel perspectief.
Het presteren op het niveau van leren groeien beschrijft hoe immateriële activa op het niveau van personeel, informatie en organisatie bijdragen aan de realisatie van de strategie.

Een voorbeeld

Het eerder dit jaar in deze blog gebruikte (vereenvoudigde) voorbeeld van de strategiekaart van een logistieke dienstverlener (zie figuur 2) levert de volgende oorzaak en gevolg relaties op:

Voorbeeld strategiekaart

Figuur 2: voorbeeld strategiekaart logistieke dienstverlener

Om het bedrijfsresultaat te verbeteren (financieel perspectief) is het nodig om de klantloyaliteit te verhogen (klantperspectief). Om de klantloyaliteit te verhogen is het noodzakelijk de tijdigheid van leveren te verbeteren (klantperspectief). Om tijdig te kunnen leveren moeten de doorlooptijden worden beheerst en de kwaliteit van de logistieke processen verbeterd (interne processen perspectief). Om de logistieke prestaties te verbeteren moeten de logistieke competenties worden verbeterd (leren en groei-perspectief). Alle voorgaande doelstellingen hangen op logische wijze met elkaar samen. Zou er één worden weggelaten, dan is de logica weg en wordt het uiteindelijke strategische doel, het verbeteren van het bedrijfsresultaat, niet bereikt.

Tips voor het opstellen van strategiekaarten

  • Voer het proces van het definiëren van de strategiekaarten in de vorm van een strategische dialoog tussen de verantwoordelijke managers.
  • Werk altijd van boven naar beneden (wat is er nodig om op het onderliggende perspectief om de bovenliggende doelstelling te bereiken?)
  • Laat de deelnemers zelf de strategiekaarten aan elkaar presenteren om te toetsen of ze consistent zijn en inderdaad de strategie naar actie vertalen.
  • Zorg voor visualisering tijdens het overleg waarin de strategiekaarten tot stand komen. (Brown-papersessie of geschikte software inzetten).
  • Zorg dat deelnemers de strategiekaart in stappen zien ontstaan.
  • Geef de oorzaak- en gevolgrelaties met pijlen aan.
  • Maak uiteenlopende ideeën over bijvoorbeeld causale relaties bespreekbaar en leg deze discussie vast.
  • Het proces van het definiëren van strategiekaarten is niet voor stafmensen, maar juist bestemd voor het topmanagement dat richting moet geven aan de strategie. Zij zijn degenen die de strategiekaarten formuleren.
  • Laat de deelnemers van de strategiekaartsessie bevestigen dat het eindresultaat een groepsresultaat is.

Checks om de kwaliteit van de strategiekaart vast te stellen

  • Zijn de oorzaak-gevolg verbanden logisch?
  • Laat de strategiekaart een sluitend totaal beeld zien?
  • Is de strategie in concrete termen weergegeven?
  • Is de strategie met de kaart communiceerbaar?
  • Zijn de kritieke succesfactoren/doelstellingen scherp en eenduidig geformuleerd?
  • Biedt de strategiekaart de opstap naar meetbare indicatoren?
  • Wordt het onderliggende business model duidelijk aan de hand van de strategiekaart?
  • Zit er een duidelijke rode draad in de strategiekaart?

Wilt u in één dag leren werken met strategiekaart en balanced scorecard? Kom dan naar mijn training balanced scorecard.

Bookmark and Share

Gerelateerde berichten:

Gepubliceerd in Balanced scorecard, Performance Management | Tags , , , , , , , , , , | Uw reactie is welkom
View in: Mobile | Standard