3 tips waardoor je het strategisch plan simpel en levend houdt en het eenvoudiger wordt om de strategie echt uit te voeren

Bijna alle organisaties waar ik over de vloer kom hebben een strategisch plan. Soms geven ze er een andere naam aan, zoals ondernemingsplan, strategisch beleidsplan of strategiedocument. Het gaat vaak om lijvige rapporten waar veel tijd en energie in is gestopt. Na verloop van tijd komen ze onder het stof te liggen. En houden management en medewerkers zich niet meer bezig met de vraag of de beschreven strategie wordt uitgevoerd.
Laat dat nu net wel het doel van een strategisch plan zijn. Het richting geven aan strategie-uitvoering. En wel zo concreet dat kan worden vastgesteld of de strategische doelen worden bereikt.

Probleem is in veel gevallen dat het strategisch plan onvoldoende concrete handvatten biedt om richting te geven aan de strategie-uitvoering. Er is dan geen basis om tijdens de uitvoering bij te sturen.

Wat kan je daaraan doen?

Focus op strategie-uitvoering

Tip 1: houd het strategisch plan beknopt en focus op de kernelementen

Mijn advies is om het strategisch plan beknopt te houden. De kern van het strategisch plan draait om de volgende onderdelen:

  1. Een beknopte beschrijving van de missie, visie en gedeelde waarden.
  2. Een beschrijving van het business model en de daaruit voortvloeiende strategische thema’s.
  3. Een strategiekaart voor het geheel en/of een strategiekaart per strategisch thema (maximaal drie).
  4. Een beschrijving bij iedere doelstelling uit de strategiekaart waaruit blijkt welke bestuurder of directielid verantwoordelijk is en met welke Kritische Prestatie Indicatoren en normen gemeten wordt of het doel is behaald.
  5. Een beschrijving van de (kritische) strategische risico’s, de indicatoren waar ze mee worden gemeten en een heatmap waarin de risico’s worden gewogen.
  6. Een meerjarenbegroting en een investerings- en financieringsplan.

De overige zaken die vaak zijn opgenomen in een strategisch plan zoals SWOT-analyses, concurrentieanalyses, groeimatrixen en stakeholderanalyses zijn zeer nuttig bij de totstandkoming van het plan, maar hoeven daar niet in worden opgenomen.

Waarom zou je het strategisch plan beknopt houden?

Daar zijn een paar redenen voor:

  • het wordt eenvoudiger om focus te houden op die zaken die er echt toe doen.
  • een beknopt document kan als de ontwikkelingen er om vragen snel worden aangepast en dat maakt de kans groter dat het ook steeds opnieuw wordt geraadpleegd.

Tip 2: houd het strategisch plan levend

Met alleen een beknopt document ben je er nog niet. Het is belangrijk dat de elementen van het strategisch plan levend worden gehouden.

Dat kan door:

  • Regelmatig missie, visie en waarden te bespreken tijdens directie-, management- en afdelingsoverleggen.
  • Periodiek (ten minste éénmaal per jaar) te beschouwen of het gehanteerde business model duurzaam en houdbaar is en het indien nodig tussentijds aan te passen.
  • De voortgang van de strategierealisatie ten minste per kwartaal te monitoren aan de hand van de strategiekaart(en) en de daar op aansluitende (strategische) prestatie-indicatoren.
  • De strategiekaarten ten minste éénmaal per jaar te herijken en zo nodig aan te passen aan de gewijzigde realiteit.
  • De kritische strategische risico’s minimaal ieder kwartaal te monitoren en tenminste éénmaal per jaar bij te werken.
  • De meerjarenbegroting en investerings- en financieringsplan tijdens de bespreking van de maand- en kwartaalrapportages mee te presenteren als er wijzigingen zijn.

Tip 3: integreer de elementen uit het strategisch plan in je planning & control-cyclus

Je versterkt het levend houden van het strategisch plan nog eens als er natuurlijke momenten zijn waarop je evalueert en maatregelen neemt om bij te sturen.
Die momenten kun je verankeren in de planning & control-cyclus.

Wanneer je het voorgaande rijtje dat werd genoemd bij tip 2 nog eens beschouwd zijn die momenten:

  • Bespreken van missie, visie en waarden bij de start van het ontwikkelen van een nieuw jaarplan en begroting en als er fundamentele beslissingen moeten worden genomen.
  • Beoordelen van het business model bij iedere nieuwe grote investering en bij de start van de jaarplancyclus.
  • Herijken van de strategiekaarten bij het opstellen van een nieuw jaarplan. Vergeet dan ook niet te vermelden welk deel van de herijkte strategiekaart in het komende jaar wordt gerealiseerd en hoe je dat weergeeft in doelstellingen en normen. Let vooral ook op afwijkingen gedurende het jaar aan de hand van maand- en kwartaalrapportages en definieer als het nodig is corrigerende maatregelen.
  • Bijwerken van de strategische risico’s tijdens het opstellen van het jaarplan of tussentijds als daar aanleiding voor is.
  • Bespreken en updaten van de meerjarenbegroting en het investerings- en financieringsplan: bij de presentatie van maand- en/of kwartaalrapportages als zich wijzigingen voordoen.

Tot slot: maak het vooral niet te zwaar en concentreer je op de zaken die er toe doen. Dat maakt de kans groter dat je focus houdt op de kern van de strategie en je haar ècht uitvoert.

Gerelateerde berichten:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*