Hoe definieer ik de juiste prestatie-indicator?

Een veelgestelde vraag op de website van CFO Consult is: “Hoe kan ik de ‘juiste’ prestatie-indicator definiëren? En daar aan gerelateerd: “Zijn er specifieke voorwaarden waaraan een prestatie-indicator moet voldoen?” In dit
artikel beschrijf ik wat een prestatie-indicator is, hoe je een prestatie-indicator definieert en wat daarbij de vormvoorwaarden zijn.

Wat is een prestatie-indicator?

Een prestatie-indicator is een variabele die inzicht geeft in de prestaties van een organisatie. Het meet of een doelstelling of Kritieke Succes Factor (KSF) wordt gehaald. En geeft antwoord op de vraag: “Waaraan zien we dat het goed gaat?” Een prestatie-indicator wordt kwantitatief weergegeven, meestal in de vorm van tijdseenheden, fysieke eenheden, financiële eenheden of kengetallen.

Alternatieve aanduidingen zijn Kritieke Prestatie Indicator (KPI), Key Performance Indicator (KPI) of Controlvariabele (CV).

Het bedenken van een passende prestatie-indicator lijkt eenvoudig, maar valt in de praktijk soms reuze tegen. Het definiëren van passende prestatie-indicatoren is vaak een proces van zoeken, kiezen uit alternatieven, proberen en bijstellen.

De stappen om een prestatie-indicator te definiëren

Startpunt is de doelstelling of kritieke succes factor die moet worden gerealiseerd. Een veelgemaakte fout is dat ‘zomaar’ een reeks prestatie-indicatoren wordt gedefinieerd omdat deze voor de hand ligt of informatie beschikbaar is. Logisch is te starten met het opstellen van een overzicht van (strategische) doelstellingen. Aanhaken bij een strategiekaart is een voor de hand liggende stap.

Een houvast om indicatoren te benoemen is de volgende procedure:

  1. Benoem een doelstelling waarin een werkwoord en object zijn opgenomen. Een voorbeeld is: ‘het verlagen (werkwoord) van ziekteverzuim (object)’
  2. Definieer de indicator in de vorm van een zelfstandig naamwoord en geef de bijbehorende definitie. Bijvoorbeeld: ‘ ziekteverzuimpercentage (zelfstandig naamwoord)’ gedefinieerd als het aantal ziekte-uren gedeeld door het aantal beschikbare uren maal 100%.
  3. Definieer een richtwaarde. Deze wordt ook wel aangeduid als ‘target’ of ‘norm’. Voorbeeld: het ziekteverzuim was in het voorgaande jaar 6%. De nieuwe richtwaarde is 4%.
  4. Definieer een tijdsperiode waarin de richtwaarde moet zijn bereikt. Bijvoorbeeld ‘in 2011’ of ‘binnen een periode van een jaar na 1 maart 2011’ of ‘voor 31 december 2011’.

De volledige combinatie van de voorgaande elementen wordt dan: ‘Verlaag het ziekteverzuim, uitgedrukt als ziekteverzuimpercentage, met 2% in 2011’. Daarmee is de doelstelling SMART gemaakt (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) en de prestatie-indicator als meetvariabele benoemd (ziekteverzuimpercentage = ziekte-uren/beschikbare uren * 100%).

Eigenaarschap

Belangrijk is dat de verantwoordelijke voor de indicator daadwerkelijk aan de slag gaat met de doelstelling en het meetpunt. Deze manager zal zich eerst ‘eigenaar’ moeten voelen en de doelstelling als haalbaar en realistisch ervaren. Dat bereik je door deze persoon bij de definitie en normstelling te betrekken en zelf verantwoordelijk te stellen voor de acties die bijdragen aan het behalen van de doelstelling.

Nu is de indicator ‘ziekteverzuim’ een eenvoudig voorbeeld. De praktijk is meestal weerbarstig. In een balanced scorecard-project blijkt het lastig om meetbare indicatoren voor het perspectief ‘leren en groeien’ en in mindere mate voor het klantperspectief te definiëren. Wat daarbij specifieke aandachtspunten zijn is een belangrijk onderwerp tijdens de training balanced scorecard.

Gerelateerde berichten:

One Comment

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *