Vijf factoren om Activity Based Costing succesvol te implementeren

De theorie van Activity Based Costing (ABC) is niet heel ingewikkeld. Ik kan de belangrijkste principes tijdens een training meestal in een half uur overbrengen. Toch is het uitvoeren van een Activity Based Costing project geen sinecure. Dat heeft er vaak mee te maken dat er in een organisatie geen ervaring is met Activity Based Costing en er daardoor geen inzicht bestaat over de gevolgen van invoering.
Wat zijn nu vijf belangrijke factoren om mee rekening te houden?

1. Een Activity Based Costing project is een project van en voor het management. Een veel voorkomend misverstand is dat ABC een project voor- en door financiële mensen is. Het gaat er om dat juist de mensen die met de informatie uit het project gaan werken (het management) het project richting geven.
2. Niet alleen de project-medewerkers moeten worden getraind in de theorie en achtergronden van Activity Based Costing. Dat geldt ook voor het management dat er mee gaat werken. Hoe kan het anders richting geven aan het project en definiëren wat er uit het project moet komen?
3. Teveel in één keer willen doen. Wanneer er nog geen ervaring is met Activity Based Costing is het verstandig een pilot met een afgebakend werkgebied te kiezen. Het is verstandig om een reikwijdte te kiezen, waarbinnen het mogelijk is om een eerste project binnen 12 weken af te ronden. Dit tijdkader is te overzien en levert vaak de eerste succes en kennis op. Vandaar uit kunnen vervolgstappen worden gepland.
4. Starten zonder een goed beeld te hebben van de informatiebehoefte van het management. Dat is ongeveer het zelfde als op reis gaan zonder te weten wat je bestemming is. Zorg ervoor dat het management zo concreet mogelijk specificeert wat er uit het project moet komen. Dat is allesbepalend voor de inrichting, projectorganisatie en projectomvang.
5. Te laat beginnen met de selectie van gespecialiseerde software. In veel gevallen wordt gedacht: “we beginnen maar eens met een spreadsheet”. Binnen de kortste keren wordt dan aangelopen tegen de beperkingen op gebied van flexibel modelleren, onderhoudbaarheid, vasthouden van historie et cetera. Vroegtijdig selecteren en inzetten van gespecialiseerde software zorgt ervoor dat in een later stadium tijd wordt gewonnen.
   Spreadsheets hebben als voordeel dat veel mensen er mee uit de voeten kunnen. Omgaan met gespecialiseerde tools moet worden geleerd en kost tijd en geld. Dit wordt in bijna alle gevallen terugverdiend in een later stadium doordat veel minder tijd nodig is voor aanpassingen en onderhoud in de modellen. Èn omdat gespecialiseerde tools standaard zijn uitgerust met gebruikersvriendelijke rapportage- en analysemogelijkheden.

Gerelateerde berichten:

• De onzin van de Krikke-norm